Congresos, seminarios y convenciones
En la organización de congresos, seminarios y convenciones es fundamental contar con una imagen atractiva que sepa captar la atención del público y logre la mayor afluencia posible.
La preparación de congresos es un proceso complejo que implica la planificación y organización de eventos donde se reúnen expertos, profesionales y personas interesadas en un campo específico para discutir y compartir conocimientos. Algunos aspectos clave en la preparación de congresos incluyen:
- Tema y objetivo: Definir el tema central y los objetivos del congreso es el primer paso. Esto ayudará a determinar el enfoque y el contenido del evento.
- Fechas y ubicación: Seleccionar fechas apropiadas y una ubicación conveniente es esencial para garantizar la asistencia de los participantes.
- Programa: Crear un programa detallado que incluya conferencias, talleres, sesiones paralelas y actividades sociales. Invitar a ponentes destacados es común.
- Publicidad y promoción: La promoción efectiva es fundamental para atraer a los participantes. Esto puede incluir la creación de un sitio web, el uso de redes sociales y el envío de invitaciones.
- Registro de participantes: Establecer un sistema de registro en línea para los asistentes y gestionar el proceso de inscripción.
- Logística: Organizar la logística, que incluye la gestión de alojamiento, transporte, catering y servicios técnicos como proyección y sonido.
- Patrocinadores y financiamiento: Buscar patrocinadores o fuentes de financiamiento para cubrir los costos del congreso y ofrecer becas a los participantes si es necesario.
- Comunicación con los participantes: Mantener a los participantes informados sobre detalles importantes antes y durante el congreso.
- Evaluación y seguimiento: Evaluar la satisfacción de los participantes y el éxito del congreso para realizar mejoras en futuros eventos.
La preparación de congresos puede ser un desafío, pero con una planificación adecuada y un equipo organizador competente, puede ser una experiencia enriquecedora que fomente el intercambio de conocimientos y conexiones en un campo específico.
Realización de la imagen corporativa del evento
Uno de los pasos más importante en la preparación de un congreso, seminario o convención es la realización de la imagen corporativa que identificará el evento y que se utilizará después para elaborar todo el material gráfico necesario para informar al público interesado en él. Posteriormente, se imprimirá todo el material gráfico de soporte de dicho evento: folletos, pósters, acreditaciones, etc.
Los folletos o tarjetones son excelentes instrumentos para dar a conocer las actividades que se van a realizar en estos eventos pues contienen toda la información necesaria: lugar, día, hora, precio de inscripción, programa, ponentes, etc.
Lo mismo sucede con los expositores, roll-up, pósters, faldones de mesa…, todos ellos son elementos imprescindibles para la comunicación al público.
Las invitaciones, acreditaciones, carteles de sitio y meseros son muy útiles en la señalización y organización de este tipo de jornadas.
En casi todos los congresos a los asistentes se les entrega también carpetas, cuadernos o blocs de notas con la imagen del mencionado evento, acompañados de un bolígrafo que se utilizará durante las jornadas.
En algunas ocasiones se entrega a los asistentes determinados regalos, tales como gorras, paraguas, maletines, camisetas, memorias USB, calendarios, etc., todos ellos con la mencionada imagen corporativa.
Si tienes que organizar un evento de estas características, en Don Folio ponemos a tu disposición nuestra experiencia de más de 30 años en este tipo de servicio.
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Una muestra de ello ha sido el segundo congreso “Córdoba, ciudad de encuentro y diálogo”, que desde el 17 al 19 de abril se ha celebrado en Córdoba y Sevilla organizado por la Cátedra Unesco de Resolución de Conflictos de la Universidad de Córdoba (UCO), bajo el título “El papel de la diplomacia en un mundo en crisis”.
El congreso fue inaugurado por los alcaldes de Córdoba y Sevilla, Isabel Ambrosio y Juan Espadas, fue clausurado por Miguel Ángel Moratinos, ex Ministro de Exteriores español y contó con la presencia de expertos y personalidades políticas de enorme influencia, entre ellos cinco ex ministros de Asuntos Exteriores.
Estos expertos analizaron el panorama internacional y defendieron el diálogo como solución a los conflictos mundiales abordando tres líneas de contenido, tal como señalaron el Director de la Cátedra Unesco de la UCO, Manuel Torres, y el Coordinador General de Comunicación, Proyección Social y Cultural de la UCO, Luis Medina.
Así que no lo dudes, nuestra experiencia nos avala.
